営業から経営管理部へ異動し、最初は経理を担当していた私ですが、その後は総務を中心に、一部人事や広報に関わる仕事も担当するようになりました。
総務の仕事を始める前は、正直なところ、具体的にどのような仕事をする部署なのか、あまり分かっていませんでした。
備品の管理や書類の整理、社内の問い合わせ対応など、何となくのイメージはありました。
しかし、実際に働いてみると、思っていた以上に仕事の範囲が広い。
「総務は何でも屋と言われることがある」
そんな話を聞いたことがある人もいるかもしれません。
今回は、未経験から総務の仕事を経験した私が、実際に働いて感じた仕事の幅と難しさについて書いてみます。
【総務の仕事は、思っていた以上に幅が広かった】
総務の仕事を始めて最初に感じたのは、担当する業務の種類が多いということでした。
日常的な社内対応や備品関係の仕事だけでなく、会社の運営に関わるさまざまな業務があります。
たとえば、社内の設備や備品に関する対応。
従業員からの問い合わせや相談への対応。
行政や自治体などから届く調査・報告関係の業務。
会社のルールや手続きに関する確認。
人事に関わる事務作業や、広報に関係する仕事。
会社の規模や体制によって違いはあると思いますが、総務という部署の中で扱う内容は一つではありません。
一つの専門分野だけを担当するというよりも、会社の中で発生するさまざまな業務に関わる場面があります。
営業時代は、基本的にお客様との商談や提案、受注に向けた活動が中心でした。
それに対して総務では、毎日決まった仕事を進めながら、突然入ってくる問い合わせや依頼にも対応しなければなりません。
この違いは、実際に異動してみて強く感じた部分です。
【「これは誰の仕事なのか」と考える場面もあった】
総務の仕事をしていると、担当部署がはっきり決まっていないような相談を受けることがあります。
会社の中で困っていることがある。
でも、どの部署に相談すればいいのか分からない。
そのようなときに、総務へ話が来ることがあります。
もちろん、すべての仕事を総務が担当するわけではありません。
専門的な判断が必要なものは、担当部署や外部の専門家に確認する必要があります。
それでも、最初の相談窓口になることはありますし、関係する部署を確認したり、対応方法を考えたりする場面はあります。
営業をしていた頃は、基本的にお客様からの相談に対して、自分の担当として対応していました。
総務では、社内のさまざまな人から、内容の異なる相談が入ってきます。
そのため、単に作業をこなすだけでなく、
「これは何に関係する話なのか」
「誰に確認する必要があるのか」
「どこまで自分で対応してよいのか」
を考える必要があります。
この判断に慣れるまでは、思っていた以上に難しさがありました。
【専門知識が必要になる仕事もある】
総務というと、幅広い業務を扱う一方で、専門的な知識までは必要ないと思われることがあるかもしれません。
私自身も、異動する前はそこまで深く考えていませんでした。
しかし、実際に働いてみると、法律や会社の制度、行政への対応など、知識が必要になる場面があります。
会社の手続きについて調べることもありますし、行政や自治体からの調査・報告に対応することもあります。
そのときに感じたのは、総務の仕事は単純な事務作業だけではないということでした。
もちろん、すべての法律や制度を最初から知っているわけではありません。
分からないことがあれば調べ、必要に応じて専門家や関係者へ確認します。
それでも、何を確認すべきなのかすら分からないことがあります。
以前の記事でも書きましたが、未経験で事務職に異動した当初は、「分からないことが分からない」という状態に何度も戸惑いました。
【総務は「何でも屋」なのか】
ここまで書いてきたように、総務では幅広い仕事を扱います。
そのため、「総務は何でも屋」と表現されることがあるのも、少し分かる気がします。
ただ、私自身は、単に何でも押しつけられる仕事という意味だけではないと思っています。
会社の中で、特定の部署だけでは対応しにくいことや、全社に関係することを扱う場面がある。
その結果として、担当する仕事の範囲が広くなることがあるのだと思います。
もちろん、業務の分担が曖昧だったり、担当者に負担が集中したりすることもあります。
総務だからという理由だけで、何でも引き受ければよいわけではありません。
仕事の範囲や責任を整理することも必要ですし、対応できないことは適切な部署や専門家につなぐことも大切です。
「何でも屋」という言葉だけでは、総務の仕事の難しさや役割を十分に表せない。
実際に働いてみて、私はそう感じるようになりました。
【幅広いからこそ、会社全体を見る機会がある】
総務の仕事をしていると、さまざまな部署や従業員と関わる機会があります。
一つの部署だけではなく、会社全体に関係する仕事に関わることもあります。
そのため、以前よりも会社の仕組みや、社内でどのように仕事が進んでいるのかを意識するようになりました。
営業時代は、お客様の要望や課題を聞き、それに対して提案することが中心でした。
現在は、社内の人が仕事を進めるうえで困っていることや、事前に説明しておいた方がよいことに気づく場面があります。
営業経験がそのまま総務の仕事に使えるわけではありません。
それでも、相手の話を聞くことや、相手の立場を考えて対応することは、現在の仕事でも役立っていると感じます。
営業経験が事務職でどのように活かせるのかについては、以前の記事でも書きました。
【総務の仕事は、幅広いからこそ難しい】
総務の仕事を経験して感じたのは、業務の幅が広いことが、そのまま難しさにもつながっているということです。
毎日同じ仕事だけを繰り返すわけではありません。
予定していた仕事を進めている途中で、別の問い合わせが入ることもあります。
知識が必要な業務もありますし、社内の状況を考えながら対応しなければならないこともあります。
一方で、会社のさまざまな部分に関わることができる仕事でもあります。
自分が対応したことで、誰かの困りごとが解決したり、仕事が進めやすくなったりする場面もあります。
営業時代とは違った形ですが、誰かの役に立てたと感じる瞬間はあります。
総務の仕事がすべての人に向いているとは思いません。
幅広い業務を覚えることが苦手な人もいるでしょうし、突然の問い合わせや調整が負担になる人もいると思います。
ただ、実際に働いてみなければ分からないこともあります。
私自身、営業から総務を中心とした仕事へ異動する前は、ここまで幅広い業務に関わるとは思っていませんでした。
今でも分からないことはありますし、難しいと感じる場面もあります。
それでも、少しずつ仕事の範囲を理解し、自分で対応できることが増えてきました。
総務は何でも屋なのか。
その問いに対して、私が今答えるなら、
「幅広い仕事に関わる部署であり、その分、知識や判断力が求められる仕事」
という表現が近いと思います。
これから総務の仕事を考えている人にとって、この記事が仕事内容をイメージする一つの材料になればと思います。
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