総務の仕事には、どのようなスキルが必要なのでしょうか。
私は30代後半で営業職から経営管理部へ異動し、最初は経理、その後は総務を中心に、一部人事や広報に関わる仕事も担当してきました。
異動する前は、総務に必要なスキルについて、あまり具体的に考えていませんでした。
パソコンを使うことや、書類を処理することができれば、ある程度は対応できるのではないか。
そんなイメージを持っていたと思います。
しかし、実際に働いてみると、総務の仕事では知識やパソコン操作だけではなく、さまざまな力が必要だと感じるようになりました。
今回は、未経験から総務の仕事を経験した私が、実際の業務を通じて感じた「総務に必要な5つの力」について書いてみます。
【1. 分からないことを調べる力】
総務の仕事をしていると、初めて聞く言葉や、対応方法が分からない業務に出会うことがあります。
会社の手続きや行政関係の調査、社内のルールに関する確認など、すべてを最初から知っているわけではありません。
そのため、分からないことを自分で調べる力は大切だと感じました。
もちろん、調べれば必ず答えが出るとは限りません。
調べた内容が自社の状況に当てはまるのか、どの情報を参考にすればよいのか、判断が必要になることもあります。
そのようなときは、関係者や専門家に確認することもあります。
大切なのは、分からないまま止まってしまうのではなく、
「何が分からないのか」
「どこまで調べられたのか」
「誰に確認する必要があるのか」
を整理することだと思います。
未経験で異動した当初は、何を調べればよいのかすら分からない場面もありました。
少しずつ経験を積むことで、調べる方向を考えられるようになってきました。
【2. 相手の話を聞いて内容を整理する力】
総務では、さまざまな部署や従業員から相談を受けることがあります。
相談内容が最初から整理されているとは限りません。
何に困っているのか、何を確認したいのかが、話を聞きながら分かってくることもあります。
そのため、相手の話を聞いて、内容を整理する力が必要だと感じます。
営業時代も、お客様の話を聞いて課題を整理することはありました。
ただし、総務では相談相手や内容が大きく異なります。
社内の人がどのような状況で困っているのかを確認し、必要な対応を考えなければなりません。
すぐに答えが出ない場合でも、まずは話を聞く。
そのうえで、確認が必要な点を整理する。
このような対応は、総務の仕事でも役立っています。
営業経験が事務職で活かせる場面については、以前の記事でも詳しく書きました。
【3. 優先順位を考える力】
総務の仕事では、予定していた業務を進めている途中で、急な問い合わせや依頼が入ることがあります。
すべての仕事を同時に進めることはできません。
そのため、何を先に対応するべきかを考える必要があります。
もちろん、緊急性や期限だけで判断できるわけではありません。
他の業務への影響や、確認に必要な時間なども考えることがあります。
営業時代にも、複数のお客様への対応や期限の管理はありました。
ただ、総務では社内のさまざまな業務を並行して進める場面があり、別の難しさを感じました。
「すぐに対応できる仕事なのか」
「期限が決まっているのか」
「他の人の仕事に影響するのか」
といった点を確認しながら、対応する順番を考えます。
最初からうまくできたわけではありません。
予定どおりに仕事が進まないこともありましたが、経験を積む中で、優先順位を意識するようになりました。
【4. 確認や相談をする力】
総務の仕事では、自分だけで判断できないこともあります。
特に、会社のルールや法律、行政関係の手続きなどが関係する場合は、慎重な確認が必要です。
分からないことをそのまま処理してしまうのではなく、適切な相手に相談することが大切です。
ただし、何でもすぐに人へ聞けばよいというわけでもありません。
まず自分で確認できることを調べ、そのうえで、
「ここまでは分かりましたが、この部分が判断できません」
と伝えられると、相談する相手も状況を把握しやすくなります。
私自身、未経験で仕事を始めた当初は、どこまで自分で調べればよいのか、いつ相談すればよいのか迷うことがありました。
今でも判断に迷う場面はあります。
それでも、確認や相談を避けるのではなく、必要なときに適切に行うことを意識しています。
【5. 相手に合わせて説明する力】
総務では、同じ内容を複数の人に説明する場面があります。
しかし、相手によって知識や関心のある部分は違います。
専門的な内容をそのまま伝えても、相手にとって分かりにくいことがあります。
そのため、相手に合わせて説明する力も必要だと感じました。
営業時代は、お客様の業界や立場に合わせて説明することを意識していました。
総務でも、相手が何を知りたいのかを考えながら伝えることがあります。
すべてを細かく説明するのではなく、まず結論を伝える。
必要に応じて、背景や理由を補足する。
そのように説明の仕方を調整することが大切だと思います。
営業経験があったからといって、総務の説明が最初からうまくできたわけではありません。
それでも、相手に合わせて伝えるという考え方は、以前の仕事から活かせる部分だと感じています。
【総務に必要なのは、専門知識だけではなかった】
ここまで、総務の仕事を経験して感じた5つの力を紹介しました。
- 分からないことを調べる力
- 相手の話を聞いて整理する力
- 優先順位を考える力
- 確認や相談をする力
- 相手に合わせて説明する力
総務では、法律や社内制度などの専門知識も必要になる場面があります。
しかし、知識だけがあれば仕事ができるわけではありません。
分からないことを調べ、必要に応じて確認し、相手に合わせて説明する。
そのような日々の対応も、仕事を進めるうえで重要だと感じています。
また、これらの力は、総務の仕事を始めてからすべて身につけるものとは限りません。
営業や接客など、これまでの仕事で経験してきたことが活かせる場合もあります。
一方で、以前の仕事で身につけた力が、そのまま新しい職場で通用するとは限りません。
仕事内容や相手が変われば、求められる対応も変わります。
私自身も、営業経験を活かせた場面がある一方で、総務の仕事を通じて新たに覚えなければならないことも多くありました。
【未経験でも、仕事をしながら身につけていける】
総務に必要なスキルについて考えると、最初からすべてを身につけていなければならないように感じるかもしれません。
私も異動した当初は、分からないことが多く、不安を感じていました。
しかし、実際には仕事をしながら覚えていくこともたくさんあります。
調べ方を覚える。
確認する相手を知る。
過去の処理や資料を参考にする。
経験を重ねることで、少しずつ対応できる範囲が広がっていきました。
もちろん、会社の体制や業務内容によって、必要な知識やスキルは異なります。
今回紹介した5つの力があれば、すぐに総務の仕事をすべてこなせるというわけではありません。
それでも、未経験から総務の仕事を考えている人にとって、参考になる部分はあると思います。
総務の仕事に興味があるなら、専門知識だけでなく、これまでの経験の中で身につけた力にも目を向けてみてはいかがでしょうか。
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