営業職から事務職への異動や転職を考えたとき、気になることの一つがExcelのスキルではないでしょうか。
「Excelはどこまで使えればいいのか」
「関数を使えないと、仕事についていけないのか」
「異動する前に、勉強しておいた方がいいのか」
私も営業職から事務職へ異動する前は、ExcelやWordなどのOfficeソフトを基本的に操作できる程度でした。
Excelに詳しかったわけではなく、事務職でどのようなスキルが必要になるのかも、具体的には分かっていませんでした。
そんな状態で事務職に異動した私が、今思うのは、Excelの勉強を始める前に、これから担当する仕事で何が必要なのかを確認することが大切だということです。
今回は、異動前の自分を振り返りながら、事務職を目指す人がExcelの勉強について考えるときのポイントを整理します。
1．異動前の私は、Excelに詳しかったわけではない
営業職として働いていた頃も、パソコンを使う機会はありました。
ただ、Excelを使いこなせるというほどではなく、基本的なOffice操作ができる程度でした。
事務職への異動を考えたときも、Excelのスキルに自信があったわけではありません。
一方で、簿記の勉強には取り組んでいました。経理の仕事を目指すうえで、会計の知識を身につけることは必要だと考えていたからです。
しかし、資格の勉強をすることと、実際の仕事でパソコンを使って業務を進めることは別の話です。
事務職に異動する前は、Excelについても、もっと勉強しておいた方がよいのではないかと考えることがありました。
ただ、当時は具体的にどのような操作が必要になるのか、十分に把握できていたわけではありません。
今振り返ると、何となく不安だから勉強するのではなく、仕事内容と必要なスキルを結びつけて考えることが大切だったと思います。
2．Excelは、事務職なら誰でも同じレベルが必要なわけではない
事務職といっても、仕事内容はさまざまです。
データ入力や書類作成が中心の仕事もあれば、数値の集計や資料作成などでExcelを活用する仕事もあります。
そのため、事務職に就くなら、全員が同じレベルのExcelスキルを身につけなければいけない、というわけではありません。
例えば、求人票に「Excelの基本操作」と書かれている場合と、特定の関数や集計機能の使用経験が求められている場合では、事前に準備する内容も変わってきます。
また、同じ職種でも会社によって使用するシステムや業務の進め方が違うことがあります。
Excelの勉強を始める前に、まずは求人票や仕事内容を確認する。
社内異動であれば、異動先でどのような仕事を担当するのか、事前に確認できる範囲で調べておく。
こうした準備をしておけば、必要以上に勉強の範囲を広げずに済むと思います。
3．何から勉強するか迷ったら、まずは基本操作を確認する
これから事務職を目指す人で、Excelをあまり使ったことがない場合は、まず基本操作を確認しておくとよいでしょう。
例えば、次のような操作です。
- 文字や数字の入力・修正
- 表の作成や書式の変更
- 行や列の追加・削除
- データの並べ替え
- ファイルの保存や管理
すでにできる操作もあると思いますが、普段あまり使っていない人は、一度練習しておくと安心です。
一方、関数や高度な機能については、必要性を確認してから学ぶ方法もあります。
もちろん、応募先が特定のスキルを求めている場合は、その内容を事前に勉強しておく必要があります。
大切なのは、最初からすべてを覚えようとしないことです。
自分ができることと、これから必要になりそうなことを整理し、足りない部分から取り組んでいけばよいと思います。
4．Excelの勉強だけで、事務職の準備がすべて整うわけではない
事務職への異動や転職を考えると、Excelのスキルを身につけることに意識が向きがちです。
ただ、実際の仕事では、パソコンの操作以外にも覚えることがあります。
担当する業務の流れや社内のルール、書類の扱い方、関係部署とのやり取りなど、仕事を始めてから学ぶことも少なくありません。
私自身、営業職から事務職へ異動して、資格の知識だけでは対応できないことがあると感じました。
簿記を勉強していても、実際の会社でどのように業務を進めているのかは、働きながら覚えていく必要がありました。
Excelについても同じように、事前に操作を学んでおくことは役立ちますが、それだけで実務のすべてに対応できるわけではありません。
だからこそ、勉強だけに時間をかけすぎず、仕事内容を理解することや、必要なスキルを見極めることも大切だと思います。
事務職に異動する前に準備しておくことは、Excelの操作だけではありません。実際に仕事を始めてから、私がどのように業務を覚えていったのかについては、こちらの記事で紹介しています。
→「未経験の事務職に異動して仕事を覚えるまでにやった5つのこと」
5．異動前にできることは、必要なスキルを確認すること
これから事務職を目指す人が、異動や転職の前にできることは何でしょうか。
私は、まず次の3つを確認するのがよいと思います。
① 求人票や仕事内容を確認する
Excelの基本操作でよいのか、関数や集計の経験が必要なのかを確認します。
② 自分ができる操作を整理する
すでにできることと、これから学ぶ必要があることを分けて考えます。
③ 必要なことから勉強する
不足している操作が分かったら、書籍や動画などを利用して少しずつ練習します。
社内異動を目指す場合は、異動先の仕事内容を確認できると、より準備しやすくなります。
すべてを完璧にしてから異動や転職を目指す必要はありません。ただし、求人で求められている条件は確認し、必要な準備を進めておくことが大切です。
まとめ｜Excelの勉強は、必要なスキルを確認してから始めよう
事務職に異動する前にExcelを勉強しておくことは、決して無駄ではありません。
ただし、どこまで勉強すればよいかは、担当する仕事内容によって変わります。
私も、異動前からExcelに詳しかったわけではなく、基本的なOffice操作ができる程度でした。
だからこそ、これから事務職を目指す人には、何となく不安だからと勉強の範囲を広げるのではなく、まずは仕事内容と必要なスキルを確認することをおすすめします。
自分に足りないものが分かれば、何を勉強すればよいのかも見えてきます。
Excelの操作だけで事務職の仕事がすべて決まるわけではありません。必要な知識を少しずつ身につけながら、実際の仕事に対応できる範囲を広げていく。
そのような考え方で、準備を進めていけばよいのではないでしょうか。
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