営業職として10年以上働いてきた私が、30代後半で事務職へ異動しました。
簿記2級を取得していたとはいえ、事務の仕事をするのは初めてです。
異動が決まったときは、「これで営業から離れられる」という安心感もありました。
一方で、実際に仕事を始めてみると、想像していなかった戸惑いがいくつもありました。
今回は、未経験から事務職に異動した私が、最初の頃に特に困ったことを5つ振り返ります。
①「わからないことがわからない」状態だった
最初に一番困ったのは、仕事がわからないことでした。
ただ、単純に「知らないことが多い」というだけではありません。
何がわからないのかすら、よくわからない。
そんな状態でした。
営業時代なら、商品や取引先についてわからないことがあれば、調べたり、詳しい人に聞いたりできます。
ところが事務の仕事では、そもそも「何を確認すればいいのか」がわからないことがあります。
書類を見ても、
「これは何のための書類なんだろう」
「この数字はどこから出てきたんだろう」
「去年はどう処理していたんだろう」
と、最初の段階からつまずきます。
しかも、周りからすると当たり前のことだったりします。
そのため、質問すること自体にも少し勇気が必要でした。
今振り返っても、異動直後に一番強く感じていたのは、この「わからないことがわからない」という感覚だったと思います。
②前任者と同じようにできないことに焦った
私の場合、異動のきっかけは、経理担当者が突然退職したことでした。
十分な引き継ぎを受けられる状況ではなく、手探りで仕事を覚えていくことになりました。
当然ですが、前任者がやっていた仕事を、最初から同じようにできるわけではありません。
過去の資料を探したり、共有フォルダのファイルを確認したり。
わからないことがあれば、その都度調べる。
それでも、周囲から見れば「経理担当なのだから分かるだろう」と思われているように感じる場面もありました。
自分としては、
「まだ異動して間もないのに……」
と思うこともありました。
ただ、仕事をする以上、いつまでも「未経験だからわかりません」と言っているわけにもいきません。
そこで、過去の資料を見ながら、自分なりに仕事の流れを整理していきました。
前任者がいないからこそ、残っている資料が貴重な手掛かりになりました。
③質問するタイミングが難しかった
事務職では、わからないことを誰かに聞けばすぐ解決するとは限りません。
相手にも自分の仕事があります。
特に忙しそうなときには、
「今聞いていいのかな」
と迷います。
だからといって、自分だけで考えていると時間ばかりが過ぎてしまいます。
私は最初の頃、まず自分で確認できるところまで調べ、それでもわからなければ質問するようにしていました。
例えば、
「○○について過去の資料を確認したのですが、ここから先が分かりません」
というように、どこまで確認したのかを伝えてから聞く。
ただ「わかりません」と言うよりも、自分が調べたところまで伝えたほうが、相手も答えやすいからです。
これは営業時代にも似たところがありました。
営業でも、何でもすぐ人に聞くのではなく、まず自分で確認してから相談することは大切でした。
職種は変わっても、仕事を進めるうえで共通する部分はあるのだと思います。
④「ミスできない」という別のプレッシャーがあった
営業から事務に変われば、精神的に楽になる。
異動前の私は、どこかでそう思っていました。
実際、営業時代にあった売上目標や顧客対応から離れたことで、気持ちが楽になった部分はあります。
ただ、事務には別のプレッシャーがありました。
特に経理の仕事では、数字や支払いなどを間違えるわけにはいきません。
「この処理で本当に合っているのか」
「金額は間違っていないか」
と何度も確認することもありました。
営業では、相手との会話の中でその場で修正できることもあります。
一方で、事務の仕事では、一つの入力や確認が後の処理につながっていくことがあります。
そのため、仕事の大変さがなくなったというより、
大変さの種類が変わった。
というのが、実際に異動して感じたことでした。
営業から事務への異動で感じた変化については、こちらの記事でも詳しく書いています。
→「営業から事務職に変われば楽になる？異動して分かった5つのこと」
⑤自分で調べて答えを出す力が必要だった
未経験で事務職に異動してから、パソコンの中にある過去の資料や共有フォルダをかなり見るようになりました。
「去年はどうしていたのか」
「この書類はどこに保存されているのか」
「この処理をするときは、どの資料を使っているのか」
そんなことを一つずつ確認していきました。
もちろん、人に聞くことも必要です。
ただ、すべてを教えてもらえるわけではありません。
特に私の場合は、前任者がいない状態から仕事を始めたので、自分で過去の資料を探して答えを見つけるしかない場面もありました。
最初はかなり大変でした。
でも、繰り返しているうちに、少しずつ「この仕事なら、この資料を見ればいい」という感覚が身についてきました。
仕事を覚えるために私が実際にやったことについては、こちらの記事にまとめています。
→「未経験の事務職に異動して仕事を覚えるまでにやった5つのこと」
まとめ｜未経験なら、最初に戸惑うのは当然だった
30代後半で営業から事務職へ異動した私は、簿記2級を取得していたものの、実務ではかなり戸惑いました。
特に困ったのは、
- わからないことがわからない
- 前任者と同じようにできない
- 質問するタイミングが難しい
- ミスできないプレッシャーがある
- 自分で調べて答えを出す必要がある
ということです。
今振り返ると、異動直後から完璧にできる必要はなかったのだと思います。
わからないことを一つずつ調べて、少しずつ仕事の流れを覚えていく。
それを繰り返しているうちに、最初は何もわからなかった仕事でも、少しずつ見えるようになっていきました。
30代後半で未経験の仕事に移ると、
「今さら大丈夫なのか」
「若い人のほうが覚えるのが早いのではないか」
と不安になることもあると思います。
私自身もそうでした。
それでも、実際にやってみると、年齢だけでできる・できないが決まるわけではありませんでした。
最初に戸惑うのは、ある意味で当然です。
大切なのは、わからない状態から少しずつ前に進むこと。
私の場合は、それを繰り返すことで、少しずつ事務の仕事に慣れていきました。。
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