総務の仕事をしていると、初めて対応する業務や、やり方が分からない仕事に直面することがあります。
特に未経験で総務に異動した場合、困るのは仕事のやり方だけではありません。
「何を調べればいいのか分からない」
「過去の資料はどこにあるのか」
「誰に聞けば正しい情報が分かるのか」
こうしたことで手が止まってしまうこともあると思います。
私も営業職から事務職に異動した際、前任者から十分な引き継ぎを受けられず、自分で資料を探しながら仕事を進める必要がありました。
その経験から感じたのは、分からない仕事に対応するには、いきなり答えを出そうとするのではなく、情報の探し方と確認先の見つけ方を考えることが大切だということです。
この記事では、総務未経験で仕事が分からないときに、私が意識している確認の進め方を紹介します。
１．【まずは過去の資料や社内ファイルを確認する】
初めて対応する仕事が出てきたとき、最初に確認したいのが過去の資料です。
総務の仕事には、毎月・毎年発生する定例業務もあれば、必要なときだけ対応する手続きもあります。
過去に同じ業務を行っていれば、社内の共有フォルダや保存書類に、対応方法が残っているかもしれません。
私が総務の仕事を引き継いだときも、前任者から十分な説明を受けられなかったため、共有パソコンのファイルや書類の保管場所を探して、過去の対応を確認しました。
資料を探すときは、次のような情報が手がかりになります。
- 過去に提出した書類や報告書
- 前回の手続きで使用したファイル
- 業務の流れが分かるチェックリスト
- 提出先や問い合わせ先が記載された資料
過去の資料が見つかれば、何をすればよいのか、どこに提出するのかといった情報をつかめる場合があります。
ただし、古い資料が現在もそのまま使えるとは限りません。制度や提出方法が変更されている可能性もあるため、必要に応じて最新の情報を確認することが大切です。
未経験で事務職に異動したとき、仕事を覚えるために意識したことについては、こちらの記事でも紹介しています。
→ 未経験の事務職に異動して仕事を覚えるまでにやった5つのこと
２．【誰に聞けばよいか分からないときは、仕事の関係者を考える】
資料を探しても分からない場合、次に考えたいのが確認先です。
総務の仕事だからといって、すべての内容を総務の担当者だけで判断できるわけではありません。
業務によっては、別の部署や、実際に手続きを担当している人に確認したほうが早く解決することもあります。
例えば、社内で以前から対応している業務なら、過去に担当した人が経緯を知っているかもしれません。外部への提出が必要な手続きなら、提出先の窓口に確認する方法もあります。
誰に聞けばよいか分からないときは、次の点を整理してみると、確認先を考えやすくなります。
- この仕事は、普段どの部署が関わっているのか
- 過去に同じ対応をした人はいるか
- 社内で判断すべきことなのか、外部に確認できることなのか
最初から正しい確認先を見つけられなくても問題ありません。
仕事の流れをたどりながら、情報を持っていそうな人を探すことも、総務の仕事を進めるうえで必要だと感じています。
３．【質問するときは、調べたことと分からないことを整理する】
確認先が見つかったら、質問の仕方も意識したいところです。
未経験の仕事では、何が分からないのかを自分でもうまく説明できないことがあります。
私も、異動した当初は、仕事の全体像が分からず、何を確認すればよいのか迷うことがありました。
そのようなときは、まず自分で確認できた情報と、まだ分からない点を分けて考えると、質問しやすくなります。
例えば、過去の資料に対応方法が残っているなら、「以前はこの方法で対応していたようですが、今回も同じでよいでしょうか」と確認できます。
単に「分かりません」と聞くよりも、何を調べて、どこで判断に迷っているのかが伝わりやすくなります。
もちろん、最初からうまく整理できないこともあります。無理に一人で答えを出そうとする必要はありません。
特に、支払い・契約・法令に関わる手続きなど、間違えたときの影響が大きい業務は、自己判断で進めず、早めに確認することが重要です。
４．【確認した内容は、次回のために記録しておく】
一度対応できた仕事でも、しばらく時間が空くと、やり方を忘れてしまうことがあります。
特に、年に数回しか発生しない手続きは、次に対応するときにまた調べ直すことになりがちです。
そのため、確認した内容を、次回に見返せる形で残しておくと役立ちます。
例えば、次のような情報です。
- どの資料を参考にしたか
- どこに問い合わせたか
- 手続きの流れや注意点
- 次回の期限や確認事項
すべてを細かく記録する必要はありません。次に同じ仕事をするとき、自分が迷わず動ける程度の情報が残っていれば十分です。
また、こうした記録は、自分だけでなく、将来ほかの人に仕事を引き継ぐときにも役立ちます。
前任者がいない状態で仕事を覚える大変さを経験したからこそ、対応方法を残しておくことの大切さを感じています。
５．【自分で調べることと、人に聞くことのバランスを取る】
総務の仕事では、調べれば分かることもあれば、社内の事情を知らないと判断できないこともあります。
そのため、何でも人に聞けばよいわけでも、すべて自分で調べればよいわけでもありません。
過去の資料を確認する。関係者を考える。必要な情報を整理して質問する。そして、次回に備えて記録を残す。
こうした手順を意識することで、分からない仕事にも対応しやすくなると思います。
ただし、期限が迫っている場合や、間違えると大きな影響が出る場合は、調べることに時間をかけすぎないようにする必要があります。
自分で確認する範囲と、人に相談するタイミングを考えることも、仕事を進めるうえで大切です。
総務未経験で働き始めたときに、どのようなことに苦労したのか。実際に働いて感じた難しさについては、こちらの記事にまとめています。
→ 総務未経験でも大丈夫？実際に働いて分かった最初に苦労したこと5つ
【まとめ｜総務未経験でも、情報を探す方法は身につけられる】
総務未経験で仕事が分からないときは、すぐに答えを出せなくても、焦る必要はありません。
まずは過去の資料を探し、仕事の関係者を考え、分かったことと分からないことを整理して確認する。対応した内容は、次回のために記録しておく。
こうした行動を積み重ねることで、少しずつ対応できる仕事が増えていきます。
私自身、営業職から事務職に異動した当初は、前任者がいない中で、どこから情報を探せばよいのか迷うことがありました。
今でも初めて対応する仕事はありますが、すぐに答えが分からないからといって、そこで止まる必要はありません。
分からないことがあったときに、どこを調べ、誰に確認すればよいのか。その方法を少しずつ身につけていくことも、未経験から仕事を覚えるための大切な一歩だと思います。
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