総務の仕事をしていると、初めて対応する業務や、これまで経験したことのない手続きに出会うことがあります。
特に未経験で総務に異動した場合、仕事の進め方が分からないだけでなく、何を確認すればよいのかさえ分からないこともあると思います。
私自身、営業職から事務職へ異動した当初は、総務の仕事についてほとんど知識がありませんでした。
経理を担当していた時期には、十分な引き継ぎがない状態で仕事を覚える必要もありました。その後、総務を中心に担当するようになってからも、初めて対応する業務について調べながら進めることがあります。
今回は、未経験で総務の仕事をしてきた経験から、分からないことが出てきたときに意識したい確認の進め方について紹介します。
１．分からないことがあっても、すぐに答えが見つかるとは限らない
総務の仕事で難しいと感じるのは、すべての業務について最初から詳しく教えてもらえるわけではないことです。
担当する仕事が幅広いため、これまで経験したことのない業務を任されることもあります。
そのときに困るのが、何をすればよいのか分からないだけでなく、どこを調べれば答えが見つかるのかも分からないことです。
私も、事務職に異動した当初は、分からないことが次々と出てきました。
前任者から十分な引き継ぎを受けられなかった仕事もあり、まずは社内に残っている資料を探すところから始める必要がありました。
誰かに聞けばすぐに解決するとは限りません。自分で調べようとしても、何を手がかりにすればよいのか分からないこともあります。
総務の仕事では、こうした状況に直面することもあると感じています。
２．まずは過去の資料や社内に残っている情報を探す
分からない仕事に直面したとき、手がかりになるのが過去の資料です。
私自身、引き継ぎが十分でない状態で仕事を覚える必要があったため、共有パソコンに保存されているファイルや、書類を保管している場所を探しました。
以前に同じような業務を行っていれば、そのときに使った資料や書類が残っている可能性があります。
過去の資料を確認することで、どのような手順で進めていたのか、どんな書類が必要なのかといった情報をつかめることがあります。
ただし、過去の資料が見つかったからといって、そのまま同じように進めればよいとは限りません。
以前の処理が現在も通用するのか、手続きや社内のルールが変わっていないかを確認する必要があります。
資料は答えそのものというより、仕事の進め方を知るための手がかりです。
何も分からない状態から始めるよりも、過去の情報を確認することで、次に何を調べればよいのかが見えてくることがあります。
３．自分で調べても分からないことは、関係する人に確認する
資料を探しても、すべての疑問が解決するわけではありません。
特に、書類だけでは判断できないことや、現在の運用が分からないことについては、関係する人に確認する必要があります。
私自身、経理を担当していたときには、簿記のテキストで学んだ処理と実際の会社の処理が違っていて、戸惑ったことがありました。
その際は過去の資料を確認し、それでも判断が難しい場合には会計事務所に聞いていました。
この経験から、分からないことを自分だけで解決しようとする必要はないと感じています。
もちろん、何でもすぐに人に聞けばよいというわけでもありません。まず自分で確認できることを調べ、そのうえで分からない部分を質問するほうが、疑問点を整理しやすくなります。
例えば、質問するときには、次のような情報を整理しておくと確認しやすくなります。
- 何の業務について確認したいのか
- 自分でどこまで調べたのか
- 何が分からず、どの部分を判断できないのか
最初から完璧に整理する必要はありません。自分が分かっていることと、分からないことを分けるだけでも、次の行動を考えやすくなります。
４．期限や影響がある仕事は、確認を後回しにしない
総務の仕事には、社内の手続きや提出書類など、期限が決まっているものもあります。
分からないことがあっても、自分で調べ続けているうちに時間が過ぎてしまうと、対応が遅れる可能性があります。
そのため、まずは期限がいつなのか、誰かの判断が必要なのかを確認することが大切です。
すぐに答えが見つからない場合でも、期限が迫っているのであれば、早めに関係者へ相談する必要があります。
また、会社のお金や重要な手続きなど、間違えたときの影響が大きい業務については、過去の資料だけを頼りに判断しないことも重要です。
自分では問題ないと思っていても、実際には確認が必要な場合があります。
総務の仕事では、何でも自分で判断できるようになることよりも、どこまで自分で調べ、どの段階で確認するべきかを考えることが大切なのだと思います。
５．一度調べたことは、次に活かせるようにしておく
初めての仕事では、調べることに時間がかかります。
しかし、一度対応した業務について、確認した資料や注意点を残しておけば、次に同じような仕事が発生したときに役立つ可能性があります。
例えば、参考にした資料の場所や、確認が必要だった点、次回も気をつけたいことなどです。
最初から立派なマニュアルを作る必要はありません。自分が後から見返して分かる程度のメモでも、次に仕事をするときの手がかりになります。
私自身、分からないことが多い環境で仕事を覚える難しさを感じてきました。
だからこそ、同じことで何度も迷わないように、調べたことを少しずつ整理しておくことには意味があると思います。
こうした積み重ねによって、初めての仕事でも、以前より落ち着いて対応できるようになるのではないでしょうか。
まとめ
総務の仕事では、初めて対応する業務や、すぐには答えが見つからない疑問に直面することがあります。
私自身、十分な引き継ぎがない状態で仕事を覚えたり、資料を探しながら対応したりする経験をしてきました。
そうした経験から、分からないことが出てきたときには、まず過去の資料や社内に残っている情報を探し、自分で確認できることを整理する。そのうえで、判断が難しいことは関係する人に確認する、という進め方が大切だと感じています。
もちろん、すべての仕事がこの方法で解決できるわけではありません。業務によっては、早い段階で上司や専門家に相談する必要もあります。
未経験で総務の仕事を始めたばかりの頃は、分からないことが多く、不安になることもあると思います。
それでも、最初からすべてを知っている必要はありません。調べる、確認する、次に活かせるようにする。そうした積み重ねが、少しずつ仕事を覚えることにつながっていくのだと思います。
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