「総務の仕事は忙しいのだろうか」
これから総務への転職や異動を考えている人にとって、気になるポイントの一つではないでしょうか。
総務というと、営業のように外回りをするわけでもなく、比較的落ち着いた仕事というイメージを持つ人もいるかもしれません。
私自身も、営業職から管理部門へ異動する前は、何となくそう考えていました。
しかし、実際に総務の仕事を経験してみると、忙しさにはかなり波がある仕事だと感じています。
ずっと忙しいわけではありません。
一方で、複数の仕事が重なったときには、思っていた以上に忙しくなることもあります。
今回は、総務未経験だった私が実際に働いて感じた「総務の忙しさ」について書いてみます。
総務は「毎日同じ忙しさ」ではない
総務の仕事をしていて感じるのは、営業のように毎日の予定がある程度決まっている仕事とは違うということです。
もちろん、定期的に行う仕事もあります。
しかし、それとは別に社内から問い合わせが入ったり、急な依頼が発生したりすることがあります。
そのため、
「今日はこの仕事をやろう」
と考えていても、途中で別の仕事が入ってくることがあります。
一つひとつはそれほど大きな仕事ではなくても、いくつも重なると忙しくなります。
急な問い合わせへの対応が意外と多い
総務では、社内のさまざまな人から問い合わせを受けます。
書類についての確認。
社内手続きについての質問。
備品や設備についての相談。
人事関連の確認。
内容はさまざまです。
営業時代であれば、自分の担当顧客から連絡が来るという形が多かったのですが、総務では社内の幅広い人から相談を受けます。
そのため、自分が予定していなかった仕事が突然入ってくることがあります。
最初は少し戸惑いましたが、仕事を続けるうちに「総務にはこういう仕事もある」と理解するようになりました。
忙しいときほど優先順位が重要
仕事が重なると、すべてを同時に終わらせることはできません。
そこで重要になるのが、優先順位です。
今日中に対応しなければならない仕事。
期限まで余裕がある仕事。
確認が必要で、すぐには進められない仕事。
こうしたものを整理しながら進める必要があります。
営業時代にも優先順位を考えることはありましたが、総務では複数の種類の仕事を同時に抱えることがあります。
「今すぐ対応するべきものは何か」を考える力は、総務でも重要だと感じています。
地味だけれど期限がある仕事も多い
総務には、一見すると地味に見える仕事もあります。
しかし、期限が決まっているものも少なくありません。
必要な書類を準備する。
決められた手続きを行う。
関係する部署へ確認する。
こうした仕事は、忘れてしまうと後から困ることになります。
そのため、私は期限を意識しながら仕事を進めるようになりました。
営業時代からスケジュール管理はしていましたが、総務では「忘れないこと」も非常に重要だと感じます。
忙しさよりも「何をすればいいか分からない」ことが大変だった
総務に異動したばかりの頃を振り返ると、仕事量そのものよりも、仕事の内容が分からないことの方が大変でした。
「この書類は何のためにあるのか」
「誰に確認すればいいのか」
「この場合はどの手順で処理するのか」
分からないことが多く、仕事一つひとつに時間がかかりました。
これは未経験だったからこその苦労だと思います。
同じ仕事を何度か経験するうちに、少しずつ手順が分かるようになりました。
最初の頃は時間がかかっていた仕事も、慣れてくると短時間で処理できるようになります。
総務は「暇な仕事」ではない
総務という言葉から、落ち着いたデスクワークを想像する人もいるかもしれません。
しかし、実際には会社によって仕事内容がかなり違います。
社員数や部署の人数によっても変わります。
総務だけを担当するのか、人事や経理なども兼務するのかによっても、忙しさは大きく変わります。
そのため、「総務だから忙しい」「総務だから暇」と一括りにはできないと思います。
仕事を選ぶ際には、総務という職種名だけを見るのではなく、実際にどんな業務を担当するのかを確認することが大切です。
営業とは違う忙しさがある
営業時代は、売上や顧客対応など、目標に向かって動く忙しさがありました。
総務の場合は、それとは少し違います。
社内から依頼された仕事を処理する。
期限のある手続きを進める。
問い合わせに対応する。
問題が起きないように準備する。
そうした仕事が積み重なっていきます。
営業のように数字として分かりやすい成果が見えるわけではありませんが、仕事が滞らないようにすることも重要な役割です。
忙しいからこそ営業経験が活きた
意外だったのは、営業時代に身につけた力が総務でも役立ったことです。
営業では複数の顧客を抱えながら、優先順位を考えて仕事を進める必要があります。
問い合わせが来たら内容を整理し、必要であれば確認して対応する。
期限を意識してスケジュールを組む。
こうした経験は総務でも共通しています。
仕事内容は違っても、仕事を整理して進める基本的な力は活かせると感じました。
まとめ
総務の仕事は、毎日ずっと忙しいというわけではありません。
一方で、問い合わせや急な依頼が重なったり、期限のある仕事が集中したりすると、忙しくなることがあります。
特に未経験で入った場合は、仕事そのものに慣れていないため、最初は時間がかかるでしょう。
私自身も、最初は「何をすればいいのか分からない」という状態でした。
それでも、仕事を繰り返し経験することで、少しずつ流れが見えるようになりました。
総務の仕事を検討しているなら、「忙しいかどうか」だけで判断するのではなく、
・どんな仕事内容なのか
・何人くらいの体制なのか
・総務以外の仕事も担当するのか
・どの程度の範囲を任されるのか
といった部分まで確認することをおすすめします。
総務は、会社によって仕事内容も忙しさも大きく違います。
だからこそ、職種名だけではなく、実際の仕事内容を知ったうえで自分に合うかどうかを考えることが大切なのだと思います。
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