未経験の仕事へ異動すると、最初は何から手をつければいいのか分からないことがあります。
私自身、30代後半で営業職から管理部門へ異動しました。
営業職としては長く経験してきましたが、事務職としての実務経験はほとんどありません。
異動した当初は、初めて見る書類や専門用語、会社独自のルールなど、分からないことが次々に出てきました。
特に大変だったのが、「分からないことが分からない」という状態です。
何を質問すればいいのかすら分からない。
そんな状態から少しずつ仕事を覚えていきました。
今回は、私が未経験の事務職に異動してから、仕事を覚えるために実際にやっていたことを5つ紹介します。
1．教えてもらったことをすぐにメモする
当たり前のことかもしれませんが、最初の頃はとにかくメモを取るようにしていました。
新しい仕事では、一度説明を聞いただけですべてを覚えることはできません。
特に管理部門の仕事では、専門用語や会社独自のルールもあります。
その場では理解したつもりでも、いざ一人でやろうとすると分からなくなることもありました。
そこで、教えてもらった内容をできるだけ残すようにしました。
後から見返すことで、「前にも同じことを教えてもらったな」と思い出せることがあります。
最初から完璧なマニュアルを作ろうとする必要はありません。
自分が後から見て分かるように残しておくだけでも、かなり助けになります。
2．一度自分でやってみる
仕事を教えてもらった後は、できるだけ自分でやってみるようにしました。
もちろん、最初から一人で完璧にできるわけではありません。
間違えることもあります。
それでも、実際に自分で操作したり、書類を作成したりすると、説明を聞いているだけでは分からなかった部分が見えてきます。
特に経理業務を担当していたときは、会計システムを実際に触ることで理解できたことが多くありました。
簿記の勉強で知識を得ていても、実際のシステム操作は別物です。
「知っている」と「できる」には違いがあります。
だからこそ、可能な範囲で実際にやってみることが大切だと感じました。
3．分からないことをまとめてから質問する
未経験の仕事では、分からないことがたくさん出てきます。
最初の頃は、そのたびに質問したくなることもあります。
もちろん、すぐに確認した方がいいこともあります。
ただ、急ぎではない内容については、一度自分の中で整理してから質問するようにしました。
「ここまでは分かっていますが、この部分が分かりません」
「この場合はAだと思うのですが、合っていますか」
このように質問できると、教える側にも状況が伝わりやすくなります。
自分自身も、どこが分からないのかを整理することで理解が深まります。
4．同じ仕事を繰り返して覚える
新しい仕事は、一度経験しただけではなかなか身につきません。
最初は時間がかかっていた作業でも、何度か繰り返すうちに少しずつ手順が分かってきます。
「前回はここで確認した」
「この書類はこの順番で処理する」
というように、自分の中に経験が積み重なっていきます。
特に会社独自の業務については、参考書を読むだけでは分からない部分があります。
実際の仕事を繰り返すことが、一番の勉強になることもありました。
5．分からないことを恥ずかしがらない
最後は、精神的な部分です。
未経験で新しい仕事を始めると、「こんなことも知らないのかと思われるのではないか」と気になることがあります。
私もそうでした。
30代後半での異動だったため、年齢的にも「ある程度できて当然」と思われるのではないかと考えていました。
しかし、経験したことのない仕事を知らないのは当然です。
分からないことをそのままにして、後から大きなミスにつながる方が問題です。
もちろん、何でもすぐに聞けばいいということではありません。
まず自分で調べる。
メモを見返す。
それでも分からなければ質問する。
そうした流れを作ることが大切だと思います。
最初から仕事全体を理解しようとしない
未経験の仕事を始めたとき、「早く全部覚えなければ」と焦ることがあります。
私も最初はそうでした。
しかし、実際には一度にすべてを理解するのは難しいです。
まず目の前の仕事を覚える。
次に、その仕事が全体の中でどんな役割なのかを理解する。
その繰り返しで少しずつ仕事の全体像が見えてきます。
最初から完璧な理解を目指さなくてもいい。
これは、新しい仕事を経験してみて感じたことの一つです。
営業時代の経験も役立った
事務職の仕事を覚えるうえで、営業時代の経験も意外と役立ちました。
営業では、お客様から質問を受けたときに、内容を整理して確認することがあります。
分からないことをそのままにせず、必要な情報を確認することも習慣になっていました。
これは管理部門でも同じでした。
また、期限を意識して仕事を進めることや、上司に報告・相談することも、営業時代の経験が活きています。
仕事の種類が変わっても、仕事を進めるための基本的な力は共通している部分があると感じました。
まとめ
未経験の事務職へ異動した私が、仕事を覚えるために意識したのは次の5つです。
- 教えてもらったことをメモする
- 実際に自分でやってみる
- 分からないことを整理して質問する
- 同じ仕事を繰り返して覚える
- 分からないことを恥ずかしがらない
もちろん、これだけで仕事がすぐにできるようになるわけではありません。
新しい仕事に慣れるには時間がかかります。
私自身も、今でも分からないことや勉強することがあります。
それでも、最初の頃と比べれば、少しずつ仕事の全体像が見えるようになりました。
未経験で事務職への異動や転職を考えている方は、「最初から完璧にできなければいけない」と考えすぎなくてもいいと思います。
分からないことを一つずつ確認し、実際に経験していく。
その積み重ねが、少しずつ自分の仕事になっていくのだと思います。
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