「総務の仕事に興味があるけれど、未経験でも大丈夫なのだろうか」
これから総務への転職や異動を考えている人の中には、そんな不安を感じている方もいると思います。
私自身、もともとは営業職を長く経験しており、総務の実務経験はありませんでした。
30代後半になってから管理部門へ異動し、最初は経理業務も経験しました。
現在は総務を中心に担当しています。
実際に働き始めてみると、思っていた以上に覚えることが多く、「これは大変だな」と感じる場面もありました。
今回は、総務未経験だった私が、実際に仕事を始めて最初に苦労したことを5つ紹介します。
1．「総務の仕事」が想像以上に幅広かった
最初に感じたのは、総務の仕事の範囲が広いことです。
総務と聞くと、書類を作ったり、備品を管理したりする仕事をイメージする人もいるかもしれません。
もちろん、そうした業務もあります。
しかし実際には、社内のさまざまな問い合わせへの対応や、各種手続き、会社の設備や備品に関する対応など、仕事の種類はかなり多くあります。
「今日はこの仕事だけ」というより、その日に入ってくる依頼に対応しながら仕事を進める場面もあります。
営業時代とは、仕事の進め方そのものが違うと感じました。
2．初めて見る書類やルールが多かった
未経験で一番戸惑ったことの一つが、初めて見る書類や社内ルールです。
営業時代にも会社の書類を扱うことはありましたが、管理部門では種類が違います。
申請書類や社内規程など、これまで意識していなかったものを扱う機会が増えました。
さらに、「なぜこの手続きが必要なのか」という背景まで理解しないと、仕事の流れがつかめないこともあります。
最初は一つひとつ確認しながら進めるしかありませんでした。
3．「分からないことが分からない」状態になった
未経験で新しい仕事を始めると、単純に「分からないこと」が出てくると思います。
しかし私の場合、それ以上に困ったのが、「何を質問すればいいのか分からない」という状態でした。
そもそも知らない仕事なので、疑問点を見つけること自体が難しいのです。
教えてもらった内容をメモして、後から整理する。
実際に一人でやってみて、分からないところを確認する。
そうやって少しずつ仕事を覚えていきました。
未経験の仕事では、最初から全体を理解しようとしないことも大切だと思います。
4．パソコンの操作より「会社独自のやり方」に苦労した
総務の仕事ではパソコンを使う場面も多くあります。
ただ、私が苦労したのは、パソコン操作そのものよりも「会社独自のやり方」でした。
どの書類を使うのか。
誰に確認するのか。
どの順番で処理するのか。
こうしたことは、一般的な仕事の知識だけでは分かりません。
会社には会社のルールがあります。
そのため、未経験者の場合は「総務について勉強すれば全部分かる」と考えるより、実際の職場で一つずつ覚えていく姿勢が大切だと感じました。
5．意外と人と関わる仕事だった
総務というと、デスクワーク中心で人とあまり話さない仕事だと思っていました。
しかし、実際には社内のさまざまな人から問い合わせや相談を受けます。
「この書類はどうすればいいですか」
「この手続きについて確認したい」
「備品について相談したい」
など、内容はさまざまです。
そのため、営業時代に身につけたコミュニケーション力が意外なところで役立ちました。
相手の話を聞くこと。
必要な情報を確認すること。
分かりやすく説明すること。
仕事内容は違っても、こうした基本的な力は共通しています。
未経験でも「これまでの経験」は無駄にならない
総務未経験で仕事を始めると、どうしても「自分には経験がない」という部分が気になります。
私も最初はそうでした。
しかし、実際に働いてみると、これまでの経験が活かせる場面はありました。
営業で身につけたコミュニケーション力。
相手の要望を聞く力。
期限を意識して仕事を進める習慣。
上司への報告や相談。
こうした経験は、総務でも役立っています。
新しい仕事に挑戦するときは、未経験の部分だけを見るのではなく、これまで身につけたものにも目を向けることが大切だと思います。
総務未経験なら、最初から完璧を目指さない
これから総務を目指す人に伝えたいのは、最初から完璧に仕事をこなそうとしなくてもいいということです。
私自身、最初は分からないことだらけでした。
それでも、教えてもらったことを記録し、分からないことを確認し、同じ仕事を何度か経験することで、少しずつ理解できるようになりました。
一度教えてもらっただけで覚えられないことがあっても、それは特別なことではありません。
未経験なのだから、時間がかかって当然です。
焦らず、一つずつ覚えていくことが大切だと思います。
まとめ
総務未経験で仕事を始めて、最初に苦労したのは、
- 仕事の範囲が想像以上に広かった
- 初めて見る書類やルールが多かった
- 「分からないことが分からない」状態になった
- 会社独自のやり方を覚える必要があった
- 意外と人と関わる仕事だった
という5つでした。
簡単な仕事ではありませんでしたが、実際に経験してみると、営業時代に身につけた力が活かせる場面もたくさんありました。
総務未経験だからといって、これまでのキャリアがすべてリセットされるわけではありません。
新しく覚えることはあります。
それでも、これまで積み重ねてきた経験を活かしながら、一つずつ仕事を覚えていくことはできます。
私自身もまだ勉強することはありますが、営業から管理部門へ異動した経験を通じて、少しずつ新しい仕事に慣れてきました。
もし総務へのキャリアチェンジを考えているなら、「未経験だから無理」と最初から決めつけるのではなく、まずは仕事内容を知るところから始めてみてはいかがでしょうか。
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